Richiesta di proposte CHAMP per la zona occidentale dello Stato di New York.

Progetto CHAMP (Community Health Access to Addiction and Mental Healthcare Project):

Programma del Garante Indipendente per la Salute Mentale dello Stato di New York

Richiesta di proposte, New York occidentale

October 7, 2026

 

Introduzione

 

Through this Request for Proposals (RFP), the Community Service Society of New York (CSS), seeks a non-profit community-based organization (CBO) that serves the Western New York area of the State to participate in New York’s independent health insurance ombudsman program for mental health and substance use disorder care. CSS operates the Community Health Access to Addiction and Mental Healthcare Project (CHAMP), on behalf of the New York State Behavioral Health Ombudsman Office. CHAMP educates and assists New Yorkers in overcoming health insurance barriers to substance use disorder and mental health treatment. Through this RFP, CSS anticipates awarding one contract to a local CBO to provide direct assistance with health insurance issues to individuals in its community as well as education and outreach about the availability of CHAMP services.

The grant award is approximately $80,000 for a 12-month period, but will be pro-rated during the 2026-2027 contract year, which is expected to run from January 1, 2027, to June 30, 2027, with an award of up to $40,000. In subsequent years, the grant award will be approximately $80,000 for a 12-month period running from July 1 to June 30 annually. CSS expects to announce the award on December 1, 2026, via the CHAMP website, www.champny.org. The contract is expected to begin on January 1, 2027, and end on June 30, 2027, with the expectation of renewal for a 12-month period subject to performance and New York State budget appropriations. Project grant and dates are contingent upon a State award to CSS and receipt of State funding.

 

Nel marzo 2018, la Sezione 33.27 della Legge sull'Igiene Mentale dello Stato di New York ha istituito il programma indipendente di mediazione per i disturbi da uso di sostanze e la salute mentale, noto come CHAMP. CHAMP è supervisionato dall'Office of Addiction Services and Supports (OASAS), in consultazione con l'Office of Mental Health (OMH). L'OASAS stipula un contratto con CSS per amministrare CHAMP e fornire servizi agli utenti attraverso una linea telefonica di assistenza e una rete di organizzazioni non profit. CSS gestisce CHAMP in collaborazione con tre agenzie specializzate che forniscono assistenza tecnica, formazione e/o supporto agli utenti e agli operatori sanitari. La rete CHAMP è attualmente composta da otto organizzazioni comunitarie (CBO) che forniscono assistenza diretta alle persone con disturbi mentali e da uso di sostanze, nonché alle loro famiglie, agli operatori sanitari e ai loro sostenitori, per aiutarli a superare gli ostacoli assicurativi all'accesso alle cure. Oltre a questa assistenza, le CBO di CHAMP offrono programmi di educazione e sensibilizzazione alle comunità in cui operano.

 

CSS intende finanziare un'organizzazione comunitaria (CBO) che si rivolga a diverse fasce di popolazione, tra cui consumatori provenienti da comunità culturalmente, geograficamente e linguisticamente isolate; persone con disabilità fisiche e mentali; persone LGBTQ+; veterani; giovani e giovani adulti; donne in gravidanza e neomamme; persone che sono o sono state coinvolte nel sistema giudiziario penale; e altre popolazioni vulnerabili. Sono inoltre incoraggiate a presentare domanda le organizzazioni con esperienza nel lavoro di sensibilizzazione e nella fornitura di informazioni e assistenza sanitaria.

 

 

Criteri di ammissibilità

 

Candidati dovere essere organizzazioni senza scopo di lucro, associazioni di soci o altre organizzazioni orientate alla missione che abbiano dimostrato esperienza nel fornire servizi sanitari a persone con problemi di salute mentale e disturbi da uso di sostanze nella regione occidentale dello Stato di New York.

 

CSS sarà non finanziare:

• organizzazioni o individui che hanno un conflitto di interessi, come individui o aziende che vendono assicurazioni o prodotti simili alle assicurazioni, compresi i piani di sconto; o
• la fornitura di servizi sanitari diretti, comprese le visite ambulatoriali e specialistiche con un medico.

 

I candidati devono essere in grado di dimostrare la propria solidità finanziaria per l'erogazione dei servizi, sulla base delle informazioni richieste nel presente bando di gara. Inoltre, qualsiasi informazione ritenuta riservata o proprietaria dovrà essere specificata come tale dai candidati. Qualora una proposta venga accettata, tuttavia, tutte le rivendicazioni di riservatezza saranno soggette ai termini di qualsiasi accordo principale che potrà essere stipulato con CSS e approvato da OASAS in merito all'attività del Garante.

 

Date importanti

 

EVENTO	DATA
Pubblicazione della richiesta di proposte (RFP)	October 7, 2026
Domande relative a questa RFP entro	October 14, 2026
Risposte pubblicate	October 19, 2026
Scadenza presentazione	November 6, 2026
Annunci dei premi	December 1, 2026
Data di inizio prevista del contratto	January 1, 2026
Orientamento per i vincitori e formazione intensiva di due giorni ad Albany	Maggio 2027 (data esatta da definire)

 

Servizi da fornire ai sensi del presente contratto:

L'organizzazione fornirà i seguenti servizi in modo accessibile e culturalmente e linguisticamente appropriato, includendo opzioni di assistenza telefonica, via web, e-mail, posta e di persona:

 

1. Casi individuali di assistenza: Fornire consulenza e assistenza individuale ai consumatori in materia di assicurazione sanitaria (ad esempio, Medicaid, Essential Plan, Child Health Plus, Medicare, assicurazione aziendale o sindacale o altre assicurazioni commerciali) e problematiche relative all'accesso all'assistenza sanitaria connesse ai disturbi da uso di sostanze e alla salute mentale.

Esempi di casi includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

1. • Aiutare i consumatori a capire come utilizzare e accedere ai propri benefici di assicurazione sanitaria.
   • Risoluzione di problemi relativi alla fatturazione medica e ai debiti.
   • Individuare le violazioni delle leggi statali e federali sulla parità di trattamento in materia di salute mentale e disturbi da uso di sostanze, e assistere consumatori e fornitori nella presentazione di ricorsi, reclami e richieste di informazioni.
   • Contribuire a ottenere le autorizzazioni preventive, l'accesso a specialisti e servizi al di fuori della rete convenzionata, nonché ai programmi di assistenza finanziaria per ricoveri ospedalieri e farmaci, ove necessario.
   • Il livello di assistenza e coinvolgimento di un'organizzazione di rete in un caso può variare a seconda delle circostanze.
2. Attività di sensibilizzazione e presentazioni per la comunità: L'organizzazione sarà tenuta a fornire presentazioni alla comunità volte a informare i consumatori, i gruppi familiari, gli attivisti, gli operatori sanitari e le altre parti interessate sul programma CHAMP, sulle modalità per ottenere il pagamento e l'autorizzazione dei servizi sanitari per la salute mentale e i disturbi da uso di sostanze da parte di un piano di assicurazione sanitaria e/o sulle leggi sulla parità di trattamento per la salute mentale e i disturbi da uso di sostanze e su altre leggi che tutelano il diritto dei consumatori ad accedere a tali servizi sanitari. I luoghi in cui si terranno queste presentazioni potranno includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: istituzioni religiose, centri o gruppi comunitari, centri sanitari, operatori sanitari locali, organizzazioni di servizi sociali, scuole o le sedi dell'organizzazione stessa. Il pubblico potrà essere composto da consumatori, gruppi familiari, attivisti e/o operatori sanitari.
3. Storie di clientiL'organizzazione individuerà i consumatori che hanno beneficiato del servizio dell'Ombudsman e che sono disposti a condividere le proprie esperienze con il pubblico, e le invierà al CSS seguendo i protocolli del CSS. Le informazioni dei clienti potranno essere rese anonime.
4. Funzione sentinella: CSS si aspetta che l'organizzazione sia pronta, disponibile e in grado di collaborare con altre organizzazioni della rete per identificare, man mano che emergono, le tendenze e le problematiche che interessano gli individui nei settori dell'assistenza sanitaria e dell'assicurazione sanitaria nello Stato di New York.

Requisiti organizzativi

L'organizzazione selezionata riceverà un contratto di subappalto e un Manuale di politiche e procedure per il programma. In generale, l'ente dovrà tenere conto dei seguenti requisiti:

 

1. Personale e responsabilità
   • L'organizzazione accetterà di nominare un coordinatore del programma, il quale sarà responsabile di:
   • partecipare alle riunioni del programma;
   • supervisionare gli altri membri dello staff del programma presso la propria organizzazione, compresa la revisione dei casi e il monitoraggio delle presentazioni;
   • raccogliere e segnalare i dati secondo le indicazioni del CSS in modo tempestivo;
   • raccolta di testimonianze dei clienti durante il periodo contrattuale, corredate da comunicati stampa appropriati;
   • rimanere aggiornati sulle politiche sanitarie relative ai servizi forniti; coordinarsi con il CSS per creare e attuare piani di azioni correttive, se necessario; e
   • collaborare con CSS per garantire che tutto il personale del programma presso la loro organizzazione sia adeguatamente formato e competente per fornire i servizi.
2. Rapporto
   • L'organizzazione accetterà di:
   • raccogliere e segnalare dati, tramite il database CSS basato su cloud (Salesforce), sulle attività svolte, sui consumatori e datori di lavoro serviti, sui problemi sanitari affrontati e sui servizi forniti seguendo le linee guida CSS nel subappalto e nel Manuale delle politiche e procedure. Le organizzazioni devono attualmente avere computer con accesso a Internet, stampanti, telefono e posta elettronica;
   • attenersi alle procedure di riservatezza appropriate per l'assistenza sanitaria ai consumatori, comprese le eventuali procedure di maggiore riservatezza applicabili alle informazioni relative ai disturbi da uso di sostanze e alla salute mentale;
   • collaborare con il monitoraggio da parte di CSS, che può includere visite in loco, osservazioni di presentazioni alla comunità e revisioni dei singoli servizi segnalati tramite il database; e
   • incoraggiare la partecipazione dei consumatori a qualsiasi valutazione del programma, come ritenuto necessario da CSS, inclusi sondaggi sulla soddisfazione del cliente, valutazioni dei partecipanti alle presentazioni e sondaggi.
3. Indicatori di performance per i servizi
   • L'organizzazione deve rispettare quanto segue:
   • fornire servizi di alta qualità;
   • assicurarsi che i dati inseriti siano accurati e riflettano in modo completo i servizi forniti;
   • garantire la continuità e l'adeguatezza del personale e la competenza organizzativa nella fornitura dei servizi;
   • rispetto puntuale dei requisiti contrattuali;
   • inserimento tempestivo dei dati; e
   • efficienza dei costi.
4. Formazione e aggiornamento professionale
   • L'organizzazione dovere completare:
   • Corsi di certificazione CHAMP a distanza;
   • Formazione intensiva obbligatoria di due giorni da svolgersi ad Albany; e
   • Ricevi regolarmente sessioni di formazione mensili da CSS e dalle organizzazioni di specialisti.
5. Feedback e valutazione
   • L'organizzazione accetterà di:
   • fornire feedback su materiali, presentazioni e altri progetti speciali relativi a consumatori, piccole imprese e associazioni di tutela dei consumatori, al fine di promuovere gli obiettivi del programma su richiesta di CSS; e
   • Partecipare alle valutazioni del programma e dei suoi componenti, a seconda delle necessità.

 

Gamma di premi

L'importo del finanziamento concesso all'organizzazione è subordinato all'assegnazione del finanziamento a CSS e dipende dalla portata del lavoro e dei servizi proposti dai richiedenti. CSS anticipates awarding a grant up to $40,000 for a 6-month period.

 

Le sovvenzioni si compongono di due elementi:

1. Parametri di riferimento: This refers to the numbers of individual assistance cases and outreach/training events the organization is contractually obligated to achieve on an annual basis. Typical baselines for existing sub-contractors are 100-200 direct assistance cases and 10-30 outreach events annually. Applicants may pro-rate their proposed baselines for the 6-month 2026-2027 contract period.
2. Risultati attesi: Ciò include la partecipazione alle riunioni e alle presentazioni del CSS, la tempestiva rendicontazione e la fornitura di servizi di qualità.

 

L'organizzazione deve soddisfare entrambi i requisiti per ricevere il pagamento completo. 

 

Presentazione della proposta

Si prega di includere i seguenti elementi nella proposta. Le proposte incomplete non saranno prese in considerazione.

1. Lista di controllo della proposta (allegata): Si prega di compilare e inviare la checklist allegata per assicurarsi che la domanda sia completa.
2. Modulo di presentazione (allegato): Compilare e inviare il modulo di presentazione, firmato e datato da: (1) il Direttore Esecutivo dell'organizzazione; o (2) il Presidente o il Presidente del Consiglio di Amministrazione o dell'organo direttivo dell'organizzazione (e dello sponsor fiscale dell'organizzazione, se applicabile). Includere il codice identificativo del datore di lavoro (EIN) dell'organizzazione.
3. Lettera di impegno del direttore esecutivo o del presidente del consiglio di amministrazione dell'organizzazione. 

4. Descrizione della proposta (massimo 6 pagine): Si prega di includere le seguenti informazioni nella proposta:
   1. Missione: Descriveteci la missione e l'esperienza della vostra organizzazione nell'aiutare consumatori, famiglie e/o operatori sanitari con disturbi da uso di sostanze e/o malattie mentali a orientarsi tra le questioni relative all'assicurazione sanitaria e/o all'assistenza sanitaria.
   2. Diversità e popolazione servita: Descrivici i consumatori che servirai, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
      1. situazione reddituale;
      2. lingua(e) principale(i) parlata(e);
      3. razza/etnia;
      4. posizione geografica;
      5. popolazioni uniche servite (ad esempio individui in fase di recupero, persone con disturbi da uso di sostanze e/o malattie mentali, popolazioni rurali, veterani, ex detenuti, popolazioni LGBTQ+), e;
      6. copertura sanitaria, assicurazione o assistenza (ad esempio assicurazione commerciale; assicurazione pubblica come Medicaid, Medicare, Essential Plan o Child Health Plus, assistenza finanziaria ospedaliera) di cui usufruiscono.
   3. Personale e risultati attesi: We would like to know if your organization would be ready to begin provision of services at the contract start date of January 1, 2026. Please include information about the following:
      • Personale Descrivere il personale che sarà dedicato al progetto per fornire questi servizi, includendo il background, l'esperienza e le mansioni attuali di tutto il personale già in organico che erogherà o supervisionerà i servizi nell'ambito di questo progetto.
      • Risultati attesi:
        1. Descrivi il numero di casi di assistenza individuale che l'organizzazione gestirà ogni anno.
        2. Indicare il numero di eventi di sensibilizzazione/formazione che l'organizzazione intende offrire ogni anno e il numero di potenziali partecipanti a tali eventi.
   4. Equità sanitaria: Descrivi l'esperienza maturata dall'organizzazione nella riduzione delle disparità sanitarie e nella promozione dell'equità in ambito sanitario nella comunità in cui opera.
   5. Advocacy: Are there any restrictions on the organization’s ability to advocate freely and vigorously on behalf of consumers? If so, please describe. Describe any experience the organization has in advocating systemic changes on behalf of the service population or constituency and any experience using clients’ stories to advocate for systemic changes.
   6. Outreach:
      • Tell us about your organization’s experience conducting outreach, marketing, and/or educational events.
      • Describe how the organization will market and do outreach to consumers and providers about consumers’ rights, CHAMP, and otherwise promote services. Describe the target audience for these events. Describe any media (including social media) experience your organization may have.
   7. Confidentiality: Describe the organization’s policy regarding confidentiality and protecting health-related information as required under the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) and 42 CFR Part 2 regulations. Please provide copies of written policies, if any.
   8. Accessibility: Please provide information about where the organization will provide individual assistance and how assistance will be provided, including:
      • List all office locations and hours where in-person assistance services will be provided
      • Describe if the organization is accessible via phone, email, web application, and in-person
      • Describe your organization’s language access plan.
      • Are sites where services will be provided accessible to people with disabilities? What reasonable accommodations are made for people with disabilities so they may access services? Please provide copies of written policies, if any.
   9. Sustainability: Please tell us about your organization’s ability to participate in sustainability activities like educating community leaders about the need for CHAMP services in your community.
5. Budget (1 page) & Budget Narrative (1 to 2 pages): the information requested in this section will be used to evaluate your proposal’s cost-effectiveness, as compared to proposals from other applicants. CSS reserves the right to negotiate these terms with the awardee.
   • Propose a grant amount for the project period up to $40,000.
   • Provide a line-item budget for an 6-month term, describing how the amount proposed will be used for this project. The budget should include:
     • Personnel expenses (consistent with staffing listed above);
     • Other than personnel expenses; and
     • Note: Organizations may be required to return any equipment purchased with grant funds to New York State at the end of the contract period.
     • In-kind or other organizational contributions.
   • Provide a detailed budget narrative. If you propose a significantly higher or lower cost as compared to the typical grant in relation to services proposed, explain the cost difference.

6. Two Letters of Reference (not to exceed one page, single-spaced): Each applicant must provide two reference letters from people or organizations familiar with the organization and its work and its capacity to educate and serve health consumers with mental health and substance use treatment needs.
7. Financial Statements & Legal Documents:
   1. Proof of not-for-profit status (if applicable): (i.e., 501(c) tax-exempt verification);
   2. A copy of the organization’s most recent audited financial statement with the management letter from the auditors;
   3. A copy of the organization’s most recent CHAR500;
   4. A copy of the organization’s most recent IRS Form 990;
   5. Anti-discrimination attestation;
   6. Conflict of Interest attestation.[1]

 

Conditions

CSS reserves rights to postpone or cancel this RFP; reject all proposals; request additional information; negotiate with applicants individually; modify the number of awardees and dollar amounts of grants; amend specifications; eliminate requirements; accept only those proposals that serve the best interests of the program; terminate subcontracts for poor performance or in the best interest of the program; and amend terms of subcontracts to serve best interests of the program. The organization selected will be asked to provide evidence of general liability insurance, workers compensation, disability, and errors and omissions insurance upon signing a subcontract with CSS.

 

Organization subcontracts awarded through this RFP are contingent on the award and availability of funds provided by New York State.  

 

Questions

Questions about this RFP should be emailed by 5:00 pm on October 14, 2026, to champRFP@cssny.org. The subject line should read: “CHAMP RFP Questions.” Responses to common questions will be posted on the CHAMP website, http://www.champny.org, by 5:00 pm on October 19th, 2026.

 

Instructions for Submission

CSS requests that all organizations submit their proposal electronically to CSS no later than 5:00 pm on November 6th, 2026. Emailed proposals should be sent to ChampRFP@cssny.org.

 

The proposal should be signed by the appropriate individuals (see Contents of the Proposal, Cover Form). Electronic signatures are allowed. Please use 12-point font, one-inch margins, and double spacing, unless otherwise indicated.

[1] As noted above, CSS cannot fund organizations that sell insurance or insurance-like products, including discount plans, and/or provide direct healthcare services. However, if an organization’s healthcare services are incidental to its primary activities and would not create a conflict of interest, it may be funded at CSS’s discretion. Any organization that fits this circumstance should complete the enclosed attestation.